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Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
2
Die Stelle Element der Organisationsstruktur
2.1 Begriffsbestimmung: Stelle
Die Stelle ist in der Betriebswirtschaftslehre die kleinste selbstständig handelnde
Einheit in einer Organisation. Durch Stellenbildung werden die Aufgaben eines
gedachten Organisationsmitgliedes festgelegt. Knebel und Schneider bezeichnen
die Stelle als die ,,kleinste organisatorische Handlungs- und zugleich Dispositi-
ons-, Planungs-, Kontroll- und meist örtliche Einheit, der im Rahmen der Gesamt-
organisation bzw. von deren Subsystemen, z. B. den Abteilungen, auf Dauer ein
bestimmter Aufgabenkomplex oder Aufgabenbereich (...) zur selbstständigen
Erfüllung übertragen ist."
4
Dieser Aufgabenbereich stellt laut Knebel und Schnei-
der eine Kombination von einzelnen sachlich zusammengehörigen, das heißt ent-
weder fachlich verwandten oder funktionell verbundenen, Teilaufgaben dar.
Die inhaltliche und organisatorische Abgrenzung zwischen einzelnen Stellen
erfolgt durch die jeweils festgeschriebene Stellenaufgabe. Zur Erfüllung dieser
Aufgabe müssen notwendige Kompetenzen, eine entsprechende Verantwortung
sowie die für Kommunikation und Koordination erforderlichen Kontakte vor-
handen sein. Knebel und Schneider argumentieren, dass nur Menschen Kompe-
tenzen und Verantwortung haben können. Daher müsse jede Stelle durch min-
destens einen Mitarbeiter als Aufgabenträger, den so genannten Stelleninhaber,
besetzt sein (Ein-Personen-Stelle). Eine durch mehrere Mitarbeiter besetzte
Stelle wird demzufolge als Mehr-Personen-Stelle bezeichnet.
5
Auch Indlekofer
beschreibt in seiner bis heute gültigen Definition die Stelle als einen personen-
bezogenen Aufgabenkomplex, der aufgabenmäßig einen Verantwortungs- und
Kompetenzbereich abgrenzt.
6
Die Stelle ergibt sich laut Ulmer aus einer Kombination von Funktionen, die
möglichst sinnvoll und logisch zusammengefasst sein sollen. Die sinnvolle und
logische Zuordnung der Funktionen berücksichtige die vom Stelleninhaber ge-
forderte Qualifikation und die zur Ausführung erforderlichen Mittel. Anderer-
4
Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidelberg
2000, S. 254.
5
Vgl. Ebenda.
6
Vgl. Indlekofer, Karl, Arbeitsplatzbeschreibungen in der öffentlichen Verwaltung, in: Die Öf-
fentliche Verwaltung, 9/1979, S. 319.
2
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
seits berücksichtige sie auch die mit dem Arbeitsprozess logisch zusammenhän-
genden Operationen, sodass ein sinnvoll abgerundetes Leistungspaket erstellt
und weitergegeben werden könne.
7
2.2 Stellenverständnis
Nach Ulmer ergibt sich das Stellenverständnis aus den drei Wirkungsaspekten
,,Input", ,,Prozess" und ,,Output". Zum Input gehören Qualifikation, Leistungs-
bereitschaft, Aufträge, Informationen, Arbeitsmittel und Kompetenzen. Der Pro-
zess umfasst die Zusammenarbeit, Kommunikation, Rapportierung sowie das
Beziehungsnetz und das Verhalten. Die erzielbaren Ergebnisse und die ge-
wünschte Qualität sind der Output. Wenn es gelingt, zwei dieser drei Wirkungs-
aspekte treffend zu definieren, ergibt sich laut Ulmer der dritte Aspekt von
selbst.
8
Um ein annähernd identisches Stellenverständnis sowohl beim Stelleninhaber
als auch beim Vorgesetzten zu erreichen, braucht es mehr als nur die Auflistung
von Aufgaben. Ulmer zählt ohne allerdings die relevante Stellvertreterrege-
lung zu benennen folgende Teilaspekte auf, mit deren Hilfe ein optimales
Stellenverständnis erreicht werden kann:
-
Ziel der Stelle (Was soll sie letztlich bewirken?);
-
Organisatorische Eingliederung (Auszug aus dem Organigramm);
-
Aufgaben-/Prozessbezug (Welchem Prozess dienen die Aufgaben, woher
kommt der Input, wer sind die Leistungsempfänger?);
-
Art der Kontakte und Kontakthäufigkeit;
-
Art der Aufträge und der dafür gelieferten Grundlagen;
-
grundsätzliche Leistungsaufträge mit Qualitätsanspruch und möglichst
auch der jeweils dafür normalerweise vorgesehene Zeitaufwand (Prozent
der Vollarbeitszeit);
-
Mittel, die bei der Auftragsausführung zum Einsatz kommen, sowie Ver-
fügungskompetenz.
9
7
Vgl. Ulmer, Gerd, Stellenbeschreibung als Führungsinstrument: Stellenanforderung, Teambe-
schreibung, Mitarbeiterbeurteilung, Personalentwicklung, Fallbeispiele, Wien u. a. 2001, S. 34.
8
Vgl. Ebenda, S. 36 f.
9
Vgl. Ebenda, S. 37.
3
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
2.3 Stelle und Stellenbeschreibung
Für jede einzelne Stelle ist eine Stellenbeschreibung zu erarbeiten. Knebel und
Schneider unterscheiden verschiedene Stellentypen. Besteht der Aufgabenbe-
reich einer Stelle aus ausführenden Aufgaben auf der operativen, somit der un-
tersten hierarchischen Ebene, ist von ,,ausführenden" oder ,,Dienstleistungsstel-
len" die Rede. Besteht er aus Führungsaufgaben, wird von ,,Führungsstellen"
oder ,,Instanzen" gesprochen. Bei ,,Führungshilfsstellen" oder ,,Stabsstellen"
geht es vorrangig um Beratungs- und Informationsaufgaben.
10
Eine Stelle für sich allein zu betrachten führt zwangsläufig zu einer stellenzent-
rierten Sicht. Im Mittelpunkt stehen die Aufgaben und Verpflichtungen und des-
halb müssen Stellenbeschreibungen im umfassenden Wirkungszusammenhang
der Stellen gesehen und entwickelt werden. Die Erarbeitung von Stellenbe-
schreibungen verlangt daher eine kritische Durchleuchtung der Stellen und ihres
Wirkungsbereichs. So muss geklärt sein, wie Aufträge, Informationen und zu
verarbeitende Grundlagen in das Aktionsfeld kommen, was dieses Feld verlässt,
wer die Leistungsempfänger sind und was sie mit dem Output machen. Mit die-
sen Angaben lassen sich Ungereimtheiten und organisatorische Unzulänglich-
keiten aufspüren und bereinigen. Hier beginnt die Organisationsgestaltung.
11
Ist der Aufgabenbereich einer Stelle eher statisch und konstant, kann er präzise
definiert werden; ist das Gegenteil der Fall, wird die Stellenbeschreibung kurz-
lebiger und ihre Bewirtschaftung schwieriger. Dann gewinnt die Formulierung
des Stellenverständnisses an Bedeutung und es muss zu generellen Umschrei-
bungen kommen, worauf es in der Stelle ankommt. Priorität erhält dabei die Be-
schreibung, in welchen Prozessen auf welche Weise mitzuwirken ist, welche
Qualifikationen dazu erforderlich sind, welche Mittel und Kompetenzen zuge-
standen werden und wie die Auftragserteilung erfolgt.
12
10
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 254.
11
Vgl. Ulmer, Gerd, Stellenbeschreibung als Führungsinstrument: Stellenanforderung, Teambe-
schreibung, Mitarbeiterbeurteilung, Personalentwicklung, Fallbeispiele, Wien u. a. 2001, S. 33.
12
Vgl. Ebenda, S. 38 f.
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Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
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Die Stellenbeschreibung
3.1 Begriffsbestimmung: Stellenbeschreibung
Die Stellenbeschreibung enthält neben der Bezeichnung und hierarchischen Einord-
nung der Stelle auch die Ziele, Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungsbereiche
und darüber hinaus fachliche und persönliche Anforderungen an den Stelleninhaber.
Gemeinsamer Nenner aller Stellenbeschreibungen ist der Versuch,
-
die funktionale und disziplinarische Stellung des Mitarbeiters zu definieren,
-
seine konkreten Aufgaben zu beschreiben und
-
seine Kompetenzen abzustecken, also insgesamt seine Selbstständigkeit
und Eigeninitiative bei der Arbeit zu fördern.
13
Nach Wrabetz ist die Stellenbeschreibung die nach genauer Analyse ,,deskripti-
ve Erfassung aller relevanten Aufgaben, Verantwortungen und Anforderungen
einer Stelle sowie deren schriftlich festgelegte Eingliederung in die formelle
Organisation".
14
Laut Gabler-Wirtschaftslexikon handelt es sich bei der Stellen-
beschreibung um ,,eine verbindliche, in schriftlicher Form abgefasste Fixierung
der organisatorischen Eingliederung einer Stelle". Sie sei damit der Aufbauor-
ganisation zuzuordnen und stelle ein vielseitiges und wirksames Instrument der
Organisations- und Personalarbeit dar.
15
Die Stellenbeschreibung soll den Mit-
arbeiter darüber hinaus durch die Sinngebung seiner Arbeit motivieren (vgl. Ka-
pitel 3.3.7) und identifikationsfördernd wirken.
16
Schwarz hält die Stellenbeschreibung für ,,ein praktisches Hilfsmittel der
zweckmäßigen Eingliederung von Aufgabenträgern in organisatorische Bezie-
hungszusammenhänge". Er verweist in seiner Definition nicht nur auf vertikale
(instanzielle), sondern auch auf horizontale Beziehungen wie Arbeitsteilung und
Arbeitsvereinigung. Der Hauptzweck der Stellenbeschreibungen bestehe in der
,,Sicherung einer rationalen, reibungslosen und kontinuierlichen Aufgabener-
füllung". Sie seien ,,die höchstentwickelte Form der schriftlichen Festlegung
13
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 254.
14
Wrabetz, Wolfram, Die Stellenbeschreibung. Ein Leitfaden für die Praxis, Wiesbaden 1973, S. 15.
15
Gabler-Wirtschaftslexikon, Die ganze Welt der Wirtschaft. Betriebswirtschaft Volkswirtschaft
Recht Steuern, 15. Auflage, CD-Rom für Windows, Wiesbaden 2001.
16
Vgl. Borns, Hubert, RKW-Handbuch Personalplanung, 2. Auflage, Neuwied 1990, S. 364.
5
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
organisatorischer Regelungen". Nach Schwarz erstrecken sich Stellenbeschrei-
bungen insbesondere auf folgende Komplexe:
-
sachliche Festlegung der Aufgaben;
-
nähere Erläuterung der organisatorischen Eingliederung der Stelle und
Angabe organisatorischer Beziehungen (Verkehrswege);
-
Anleitung zur zweckmäßigen Aufgabenlösung;
-
Darstellung personeller Anforderungen aufgrund der Aufgabenübernah-
me durch den Stelleninhaber.
17
Sowohl in der Literatur als auch in der Praxis werden für die Stellenbeschrei-
bung oftmals Synonyme wie Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Positionsbeschrei-
bung, Job Description oder Pflichtenheft verwandt. Diese verschiedenen Be-
zeichnungen werden nachfolgend genauer abgegrenzt:
A
RBEITSPLATZBESCHREIBUNG
: Dieser Begriff wird am häufigsten als Synonym
für die Stellenbeschreibung gebraucht. Gegen eine Gleichsetzung beider Begrif-
fe führt Schwarz zwei Gründe an: Zweck der Arbeitsplatzbeschreibung sei nicht
die organisatorische Regelung, sondern die arbeitswissenschaftlich-analytische
Untersuchung eines isoliert gedachten Arbeitsplatzes, die als Grundlage für die
Arbeitsbewertung diene. Organisatorische Probleme, wie zum Beispiel die Zu-
sammenarbeit mit anderen Stellen, blieben weitestgehend unbeachtet.
18
T
ÄTIGKEITSBESCHREIBUNG
: Sie stellt die zeitliche und räumliche Abfolge von
Arbeits- und Teilvorgängen dar, dient der Dokumentation der Ablauforganisati-
on und wird meist zusammen mit einer kurzen Aufgabenbeschreibung nur für
die ausführende Ebene erstellt.
19
P
OSITIONSBESCHREIBUNG
: Dieser Begriff setzt sich aus dem englischen Begriff
,,Position Description" und der deutschen Bezeichnung ,,Stellenbeschreibung"
zusammen. Die Positionsbeschreibung ist rein personenbezogen und beinhaltet
lediglich die jeweilige Aufgabenstellung und das Vorgesetztenverhältnis.
20
P
FLICHTENHEFT
: Hier handelt es sich um eine vor allem in der Schweiz ge-
bräuchliche Bezeichnung für die Stellenbeschreibung. Ein Pflichtenheft wird
17
Vgl. Schwarz, Horst, Arbeitsplatzbeschreibungen, 13. Auflage, Freiburg i. Br. 1995, S. 21.
18
Vgl. Ebenda, S. 20.
19
Vgl. Wittlage, Helmut, Methoden und Techniken praktischer Organisationsarbeit, 2. Auflage,
Berlin 1986, S. 106.
20
Vgl. Ebenda.
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Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
vom direkten Vorgesetzten genehmigt und enthält die wesentlichen Aufgaben,
Pflichten und Kompetenzen des Mitarbeiters. Das Pflichtenheft, auch Pflichten-
blatt genannt, wird unter anderem durch eine Unterschriftenregelung, einen Leit-
faden für Vorgesetzte, Leistungsstandards und einen Organisationsplan er-
gänzt.
21
Wrabetz hält den Begriff Pflichtenheft für zu einseitig, da es nicht aus-
reiche, nur die Pflichten zu fixieren.
22
J
OB
D
ESCRIPTION
: Im amerikanisch-englischen Sprachgebrauch steht Job Desc-
ription für Stellenbeschreibung. Der Ausdruck hat sich auch im deutschsprachi-
gen Raum etabliert, geht aber, so Wrabetz, teilweise von anderen Voraussetzun-
gen aus und beschränkt sich in erster Linie auf die Aufnahme eines vorzufin-
denden Zustands auf unteren Hierarchieebenen. Lediglich die ,,managerial job
description", eine Stellenbeschreibung für Führungskräfte, bilde dabei eine Aus-
nahme.
23
3.2 Inhalt, Umfang und Form von Stellenbeschreibungen
Die Stellenbeschreibung besteht im Wesentlichen aus drei Teilen: dem ,,Instan-
zenbild", dem ,,Aufgabenbild" und dem ,,Leistungsbild". Das Instanzenbild um-
fasst die genaue Stellenbezeichnung sowie Angaben über die Eingliederung in
die Behördenhierarchie, Über- und Unterstellungsverhältnisse, Vertretungsre-
gelungen und Kommunikationsbeziehungen. Das Aufgabenbild beschreibt die
zu erfüllende Aufgabe und die übertragenen Kompetenzen einschließlich der
Weisungs- und Kontrollbefugnisse. Das Leistungsbild gibt die Anforderungen
sowie die Leistungsstandards an, die vom Stelleninhaber verlangt werden.
24
Knebel und Schneider betonen, dass die Stellenbeschreibung nur dann ein her-
ausragendes Organisations- und Führungsmittel sein kann, wenn sie möglichst
viele Angaben beinhaltet, ohne dabei ihre Übersichtlichkeit und Aussagekraft zu
verlieren. Unabhängig vom Umfang könne die Stellenbeschreibung auf folgende
Angaben nicht verzichten:
21
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 244.
22
Vgl. Wrabetz, Wolfram, Die Stellenbeschreibung. Ein Leitfaden für die Praxis, Wiesbaden
1973, S. 15.
23
Vgl. Ebenda, S. 16.
24
Vgl. Bisani, Fritz, Das Funktionendiagramm. Eine leistungsfähige Alternative zur Stellenbe-
schreibung, in: Der Betrieb 1982, S. 1783.
7
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
-
Stellenbezeichnung;
-
Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten;
-
Stellenbezeichnung der direkt unterstellten Mitarbeiter;
-
Stellenbezeichnung des Vertreters und der zu vertretenden Stelle;
-
Beschreibung der Tätigkeiten, die der Stelleninhaber auszuführen hat;
-
Wiedergabe der Kompetenzen, die damit verbunden sind.
Außerdem können nach Knebel und Schneider folgende Merkmale aufgenom-
men werden: Ziel und Rang der Stelle, Führungsspanne (direkt unterstellte Mit-
arbeiter nach Anzahl und Funktion), indirekt unterstellte Mitarbeiter nach An-
zahl und Funktion, fachliche Weisungsbefugnisse und Personalverantwortung,
Einzelaufträge oder Sonderaufgaben, technisch-organisatorische Angaben, Aus-
führungen über die Zusammenarbeit mit anderen Stellen (Informationspflichten)
sowie Mitarbeit in Gremien, Arbeitskreisen und Institutionen.
25
Bei der Entscheidung über den zweckmäßigen Aufbau der Stellenbeschreibung
besteht die Wahl zwischen zwei sich widersprechenden Forderungen. Zum einen
soll die Stellenbeschreibung möglichst ausführlich, detailliert und exakt erstellt
werden, was einen beträchtlichen Aufwand bedeutet. Zum anderen soll die Stellen-
beschreibung global gefasst sein, um bei geringfügigen Änderungen des Arbeitsab-
laufes keinen größeren Aufwand für die Aktualisierung zu verursachen.
Diesen Konflikt muss jede Behörde für sich selbst lösen. Erfahrungsgemäß haben
sich kurze Stellenbeschreibungen bewährt. Das Pareto-Prinzip oder die 20:80-
Regel besagt, dass 20 Prozent der Aufgaben einer Stelle 80 Prozent der Leistung
abdecken. Es kommt deshalb auf die Festschreibung dieser 20 Prozent an. Die
restlichen 80 Prozent Aufgaben, die nur 20 Prozent der Leistung abdecken, müs-
sen sich aus dem Geist der Regelungen und des Führungssystems ergeben.
Durch die Verwendung von funktionsgruppenorientierten Stellenbeschreibungen,
bei denen die typischen Tätigkeiten in einem so genannten ,,Sockel" einheitlich
vorgegeben sind, lassen sich der Umfang der Stellenbeschreibungen und damit
auch der Aufwand für ihre Erstellung beträchtlich reduzieren. Weitere Arbeit lässt
25
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 28.
8
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
sich vermeiden, wenn für alle typischen Tätigkeiten, die sich an verschiedenen
Stellen in der Behörde wiederholen, Textbausteine verwendet werden.
26
Für die äußere Gestaltung und den inhaltlichen Aufbau der Stellenbeschreibung
gibt es keine allgemeingültige Normierung. Stellenbeschreibungen sollten aber
in jedem Fall nicht nur schriftlich, sondern innerhalb der jeweiligen Behörde
auch in einheitlicher Form abgefasst sein. Häufige Varianten sind
-
eine strenge tabellarische Form mit wenig Platz für verbale Aussagen oder
-
ein tabellarischer Überblick auf dem Deckblatt mit ausführlichen verba-
len Angaben auf den folgenden Blättern.
27
Die einmal als zweckmäßig erkannte Gliederung sollte als Grundschema für
sämtliche Stellenbeschreibungen beibehalten werden. Um eine strikte Trennung
zwischen Person und Stelle zum Ausdruck zu bringen, darf die Stellenbeschrei-
bung nicht den Namen des Stelleninhabers beinhalten. Außerdem wird die Stel-
lenbeschreibung objektiver, wenn ihr Verfasser den Namen des Stelleninhabers
nicht kennt. Jedoch ist es in der Praxis fälschlicherweise üblich, den Namen und
das Geburtsdatum im Kopfteil des Formblattes zu erfassen. Die Verbindung zwi-
schen der Stelle und der sie besetzenden Person stellt der Arbeitsvertrag her, der
unter anderem die Stellenbezeichnung enthält.
28
Knebel und Schneider stellen fest, dass es besonders darauf ankommt, Umfang
und Inhaltsangaben der Stellenbeschreibung auf das unbedingt Erforderliche zu
begrenzen. ,,Das bedeutet: keine Arbeitsablaufbeschreibung, keine detaillierten
Arbeitsdurchführungsbeschreibungen, keine Arbeitsbeschreibung, keine Forde-
rung nach mehr Arbeitsteilung, sondern mehr Instrument zur Gestaltung und
Wiedergabe von ganzen Arbeitssystemen zur Arbeitsanreicherung und zur Or-
ganisation und Förderung von vielseitigerem Einsatz der Mitarbeiter in einem
größeren Arbeitsbereich." Die beiden Autoren fordern Mut zur Lücke: Stellen-
beschreibungen müssten und dürften nicht hundertprozentig vollständig sein,
vielmehr sollten sie nur die wesentlichen, die charakteristischen Aufgaben und
26
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 28 ff.
27
Vgl. Schneider, Helmut, Ist die Stellenbeschreibung gesetzlich normiert?, in: Arbeit und Ar-
beitsrecht 5/1997, S. 149.
28
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 30.
9
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
Kompetenzen der jeweiligen Stelle wiedergeben. 80 bis 90 Prozent seien das
Optimum, der Rest sei ,,Anpassungsmarge".
29
3.3 Die vielfältigen Funktionen der Stellenbeschreibung
Mit Stellenbeschreibungen werden vielfältige Ziele verfolgt. Sie besitzen Auf-
gaben im Rahmen der Gesamtorganisation der Behörde und Spezialaufgaben in
behördlichen Teilbereichen. Sie sind Hilfsmittel bei der Arbeitsbewertung, Kar-
riereplanung, Personalführung und Ermittlung des Personalbedarfs. Darüber
hinaus sind Stellenbeschreibungen bedeutsam für die Förderung größerer Selbst-
ständigkeit der Mitarbeiter. Sie haben auch ein dynamisches Element, da sie
Flexibilität und Innovation fördern können. Um das zu erreichen, muss das Or-
ganisationselement Stellenbeschreibung von Führungskräften und Mitarbeitern
gleichermaßen akzeptiert werden.
3.3.1 Stellenbildung und Stellenbesetzung
Stellenbeschreibungen erfüllen als organisationstechnisches Hilfsmittel der
Stellenbildung und -besetzung wichtige Aufgaben und sind damit für die Auf-
bauorganisation sehr bedeutsam. Sie tragen zur Schaffung der Arbeitseinheit bei
und betreffen grundsätzlich jede Stelle in der Behörde. Systematische Stellenbe-
schreibungen beantworten folgende Fragen:
-
Welche Stellung hat der Stelleninhaber?
-
Welche Arbeiten hat er zu erledigen und nach welchen Gesichtspunkten?
-
Welche Anforderungen muss er erfüllen?
-
Welchen besonderen Bedingungen ist er ausgesetzt?
Die Antworten auf diese Fragen dienen als theoretisches Fundament für indivi-
duelle organisatorische Gestaltungen.
30
29
Vgl. Knebel, Heinz/Schneider, Helmut, Die Stellenbeschreibung. Mit Speziallexikon, Heidel-
berg 2000, S. 20.
30
Vgl. Schwarz, Horst, Arbeitsplatzbeschreibungen, 13. Auflage, Freiburg i. Br. 1995, S. 22 f.
10
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
3.3.2 Festlegung der Organisationsstruktur
Im Zusammenhang mit aufbauorganisatorischen Gestaltungen klären Stellenbe-
schreibungen Vorgesetzten- und Untergebenenverhältnisse sowie besondere
Weisungsbefugnisse besser als Organisationspläne. Bei den Organisationsplänen
lassen sich zwar in übersichtlicher Form Unterstellungsverhältnisse und Anord-
nungswege erkennen, jedoch sind meist der Inhalt und die Begrenzung der An-
ordnungsbefugnisse sowie die sonstigen Kontakte zwischen den Stellen und
Abteilungen undeutlich beziehungsweise gar nicht erkennbar.
Die in der Stellenbeschreibung für jeden Stelleninhaber festgelegten Unterstel-
lungen und Kompetenzen tragen zur Sicherung des reibungslosen Geschäftsab-
laufes bei. Stellenbeschreibungen grenzen deutlich den Aufgabenbereich eines
Stelleninhabers gegenüber dem eines anderen und folglich die Kompetenzen ab.
Dadurch lassen sich zum Beispiel Doppelarbeiten vermeiden.
Ein aufbauorganisatorisches Problem stellt die Machtkonzentration dar, die
durch die Überbetonung von Ressortinteressen bei nicht oder nicht ausreichend
genau fixierten Verkehrswegen entsteht. Diese Erscheinungen lassen sich mit
Hilfe von Stellenbeschreibungen verhindern beziehungsweise es kann ihnen
rechtzeitig entgegengewirkt werden.
Des Weiteren wird durch Stellenbeschreibungen der Verantwortungsbereich für
Aufgabenträger im Einzelnen abgegrenzt, denn sie legen insbesondere fest, in
welchen Fällen und in welchem Umfang der Stelleninhaber allein oder gemein-
sam mit anderen die Verantwortung für bestimmte Vorgänge zu tragen hat.
Werden Arbeits- und Dienstanweisungen als Bestandteile der Stellenbeschrei-
bung betrachtet, sichert diese vor allem die rationale Aufgabenerfüllung. Damit
ist die Einhaltung der von der Behörde als zweckmäßig betrachteten Arbeitswei-
se gemeint. Stellenbeschreibungen sollen eigenwillige Änderungen verhindern
und die Ausschaltung von Fehlerquellen, Abstimmungsmängeln und Unregel-
mäßigkeiten bewirken.
31
31
Vgl. Schwarz, Horst, Arbeitsplatzbeschreibungen, 13. Auflage, Freiburg i. Br. 1995, S. 23 ff.
11
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
3.3.3 Delegation von Kompetenzen und Vermeidung von Rückdelegation
Anhand der Stellenbeschreibung kann der Stelleninhaber unter anderem Art,
Umfang und Bedeutung der von ihm zu erfüllenden Aufgaben im Einzelnen er-
kennen. Damit liefert sie eine sachliche Grundlage für eine Aufgabenanalyse
zum Zwecke der sinnvollen Aufgabendelegation.
Auch Organisationsrevisionen und detaillierte Belastungsanalysen von Lei-
tungsstellen regen zur weiteren Delegation von Aufgaben und Kompetenzen an.
Dies insbesondere dann, wenn die in einer Stelle tatsächlich verrichteten Tätig-
keiten mit den Aufgaben in der betreffenden Soll-Vorschrift der Stellenbe-
schreibung verglichen werden. Dieser Vergleich offenbart den Leitungsperso-
nen die jeweils selbst zu verrichtenden Tätigkeiten, die sonstigen delegierba-
ren Aufgaben und Kompetenzen sowie eventuell die bisher stillschweigend
übernommenen Aufgaben, die überhaupt nicht zu ihren Verantwortungsberei-
chen gehören. Dadurch wird eine weitestmögliche Aufgabendelegation angeregt
und die Auswertung der Stellenbeschreibung führt in der Regel zur Entlastung
leitender Personen von Routinearbeiten und rückdelegierten Aufgaben.
Die Rückdelegation von Aufgaben ist eine unerwünschte Erscheinung zwischen
unter- und übergeordneten Stelleninhabern, denn sie stellt eine ständige Gefahr
der Rückbelastung der Vorgesetzten mit abgegebenen Aufgaben dar. Ein Grund
für die Rückdelegation kann eine gewisse Geltungssucht der untergeordneten
Stellen gegenüber dem Vorgesetzten sein. Dies äußert sich etwa durch häufige
Rücksprachen mit dem Vorgesetzten, um die Bedeutung von relativ unwichtigen
Aufgaben aufzuwerten. Auch durch Angst vor Verantwortung und Unsicherheit
kann eine Rückdelegation eintreten. Hier muss dann der Vorgesetzte zumindest
teilweise die ursprünglich nach unten delegierte Aufgabe selbst lösen.
Muss ein Mitarbeiter allerdings rückfragen, weil die Delegation nicht eindeutig
und klar vorgenommen wurde und er nicht alle erforderlichen Informationen
erhalten hat, handelt es sich nicht um eine Rückdelegation. In manchen Fällen
neigt der Vorgesetzte dazu, in den Aufgabenbereich seines Untergebenen hin-
einzureden und ihn zu kritisieren. So entsteht auf Dauer ein Zustand der Unsi-
cherheit beim Untergebenen, was ihn veranlasst, vor jeder Entscheidung vor-
sorglich rückzufragen. Schwarz differenziert drei Formen der Rückbelastung:
12
Die Stellenbeschreibung ein vielseitiges Instrument
-
die notwendige Rückfrage bei mangelnder oder unklarer Delegation so-
wie bei ungenügender Information und fehlender Einarbeitung;
-
die vorsorgliche Rückversicherung bei seitens des Vorgesetzten nicht
eingehaltener Delegation;
-
die Rückdelegation bei trotz guter Einarbeitung, Information und Kom-
petenzübertragung (vollständige Delegation) fehlender Verantwortungs-
bereitschaft des Untergebenen.
Eine Unterscheidung der Aufgaben im ,,Normalfall" und im ,,Ausnahmefall"
kann die Delegation von Kompetenzen anregen und die Rückdelegation vermei-
den helfen. Was konkret ein Ausnahmefall ist, liegt im Auge des Betrachters:
Dieselbe Aufgabe kann für den untergeordneten Mitarbeiter einen Ausnahmefall
darstellen, während sie dem übergeordneten Mitarbeiter als eine Routineangele-
genheit erscheint.
32
3.3.4 Stellenbeschreibungen als Mittel für Rationalisierungsmaßnahmen
Sowohl bei den Vorbereitungsarbeiten für die Einführung als auch bei der laufen-
den Überwachung von Stellenbeschreibungen können organisatorische Mängel,
zum Beispiel vermeidbare Doppelarbeiten, in der Behörde sichtbar werden. Für
eine nachhaltige Beseitigung dieser Mängel sollte die periodische Zweckmäßig-
keitsprüfung der Stellenbeschreibung nicht oder zumindest nicht nur allein in den
Händen des Stelleninhabers liegen. So soll der Gefahr vorgebeugt werden, dass
ein Stelleninhaber die Bekanntgabe von Mängeln unterlässt, weil er tatsächliche
oder eingebildete Nachteile befürchtet. Außerdem lassen sich unzweckmäßige
organisatorische Regelungen oftmals erst aufgrund eines Gesamtüberblicks über
das Zusammenwirken der einzelnen Geschäftsvorgänge erkennen.
Mit Hilfe von Stellenbeschreibungen können Rationalisierungen in der Arbeits-
gestaltung für jede Stelle in doppelter Hinsicht erreicht werden. Zum einen lässt
der Vergleich ähnlicher Tätigkeiten innerhalb der untersuchten Stelle und auch
mit denen in anderen Stellen unter Umständen zweckmäßige Arbeitsverfahren
erkennen. Zum anderen sind detaillierte Arbeitsablaufvorschriften in Stellenbe-
schreibungen für bestimmte Aufgabenerfüllungen und Aufgabenträger geeignet
32
Vgl. Schwarz, Horst, Arbeitsplatzbeschreibungen, 13. Auflage, Freiburg i. Br. 1995, S. 25 ff.
13
Ende der Leseprobe aus 55 Seiten
- nach oben
Details
- Arbeit zitieren
- , 2005, Die Stellenbeschreibung - vielseitiges Instrument für die Personalabteilung, Hamburg, Bedey Media GmbH, https://www.bachelor-master-publishing.de/document/297706
